Er kannte jeden Ablauf. Jeden Kunden. Jede Eigenheit des Betriebs. Jan Mertens hat bei DDH seine Ausbildung gemacht – und blieb 18 Jahre lang. Mediengestaltung, Großformat, Key Account, Logistik, Buchhaltung, Kommunikation auf Englisch mit internationalen Kunden. Irgendwann war aus einer Stellenbeschreibung ein Universum geworden.

Dann kam der Tag, an dem er sagte: Ich möchte mich verändern.

Der Moment, der alles verändert

Wer kennt das nicht? Man baut auf jemanden, verlässt sich auf ihn – und plötzlich fällt diese Säule weg. Für ein kleines Unternehmen ist das keine abstrakte HR-Herausforderung. Es ist ein konkreter Einschnitt in den Alltag, in Prozesse, in Vertrauen.

Das Besondere in diesem Fall: Jan hat es früh gesagt. Rund acht bis neun Monate Vorlaufzeit blieben, um sich vorzubereiten. Eine Seltenheit – und ein Geschenk, das die Firma voll ausgeschöpft hat.

Wenn ein Job plötzlich drei Jobs wird

Der erste Schritt war eine ernüchternde Bestandsaufnahme: Was macht Jan eigentlich alles? Die Antwort war länger als erwartet. Am Ende stand fest, dass seine Aufgaben auf mindestens drei Personen verteilt werden mussten.

So sieht die Lösung konkret aus:

• Rolf Weidner übernimmt die Großformat-Produktion – er hat das bereits als Urlaubsvertretung abgedeckt, der Übergang ist fließend.
• Lenny Dylewski wird als Backup für Rolf angelernt – damit kein Single Point of Failure entsteht.
• Karin Fuchs konnte für die Buchhaltung und das Controlling gewonnen werden – als Frau des Mitgeschäftsführers war sie dem Team bereits vertraut.
• Markus Werner übernimmt das Fulfillment und die Logistik als neuer Mitarbeiter – der Bruder einer langjährigen Kollegin aus der Buchhaltung. Seit zwei Monaten im Betrieb, und er hat es drauf.

Vertrauensvorschuss statt Glück: In kleinen Unternehmen zählt persönliche Empfehlung oft mehr als jede Stellenanzeige.

Das unterschätzte Kapital: das interne Wiki

Neben der personellen Neuaufstellung war eine Maßnahme entscheidend, die viele Betriebe vernachlässigen: Wissensmanagement.

Jan hat in seinen letzten Monaten das interne Wiki des Unternehmens grundlegend aktualisiert – mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Videos und Screenshots. Das Ergebnis: Kollegen, die bestimmte Aufgaben nie zuvor ausgeführt haben, trauen sich zu, sie anhand der Dokumentation selbstständig zu erledigen.

Genau das ist der Unterschied zwischen einer chaotischen Übergabe und einer strukturierten.

Wissen, das nur im Kopf einer Person steckt, verlässt das Unternehmen mit ihr. Wissen, das dokumentiert ist, bleibt.

Chefin und Mutter – zwei Herzen in einer Brust

Was diese Episode besonders macht: Jan ist nicht irgendein Mitarbeiter. Er ist der Sohn der Geschäftsführerin.

Das bringt eine Dimension ins Spiel, die in keinem Lehrbuch für Personalmanagement steht. Als Chefin denkt man: Mist, jetzt geht er. Als Mutter denkt man: Gut so, geh deinen Weg.

Sein neuer Arbeitgeber bekommt jemanden, der zuverlässig arbeitet, nicht auf die Uhr schaut, schnell auffasst und loyal ist. Eigenschaften, die auf dem Arbeitsmarkt alles andere als selbstverständlich sind.

Was kleine Unternehmen daraus mitnehmen können

Der Abgang von Jan Mertens ist kein Einzelfall – er ist ein Spiegel für eine Frage, die sich viele Inhaber kleiner Betriebe irgendwann stellen müssen: Was passiert, wenn die Person geht, die alles kann?

Drei Dinge haben den Unterschied gemacht:

1. Frühe Kommunikation – genug Zeit, um strukturiert zu planen statt zu reagieren

2. Konsequente Wissensübertragung – ein gepflegtes Wiki als Sicherheitsnetz

3. Nachfolge aus dem Netzwerk – Vertrauen als Einstellungskriterium

Veränderung bringt immer Unruhe. Aber sie ist auch eine Chance, Strukturen zu überdenken, die vielleicht schon längst robuster hätten sein sollen.

Dieses Thema haben wir in Episode 152 des Printspiration-Podcasts besprochen. Hören Sie rein – und schreiben Sie uns: Haben Sie auch schon eine Schlüsselperson in Ihrem Unternehmen verloren? Wie haben Sie es gelöst?