Unternehmensberatung

Statement

Dank des Web2Print-Systems müssen wir in der Marketingabteilung alles rund um das Thema Geschäftsausstattung und Werbeartikel nicht mehr betreuen – so eine große organisatorische Erleichterung!

Die Herausforderung

Wir arbeiten schon seit 2006 mit dem W2P-System von DDH. Aber ich kann mich noch gut daran erinnern, wie die internen Abläufe waren, als wir das System noch nicht implementiert hatten. Es war einfach wahnsinnig aufwändig, die Standorte immer mit den nötigen Materialien zu versorgen, weil wir kein zentrales Lager hatten. Wir haben die Auflagen der Produkte nach Gefühl zwischen den Standorten aufgeteilt, was aber mittelfristig nie gepasst hat.  Das hat dazu geführt, dass man die Kollegen der einzelnen Standorte anfunken musste, ob dort noch Materialien vorhanden waren. Die Kollegen wiederum hatten den Aufwand, erst einmal zu gucken, welcher Lagerbestand noch vorhanden war und dann zu überlegen, was sie selbst noch brauchen und was sie abgeben können. Bei den 8 Standorten, die wir in Deutschland haben, war dies ein Riesen-Koordinations-Aufwand. Ein weiterer Aspekt war das Thema Versandkosten. Wir konnten auch nicht so optimiert verschicken, wie wir es jetzt über die Shoplösung realisieren können. Von daher ist der W2P-Shop einfach eine sehr große organisatorische Erleichterung.

Das Ziel

Unser Ziel war es also, den tatsächlichen Organisationsaufwand zu minimieren, indem die Kollegen vor Ort selbstständig nach ihrem Bedarf Zugriff auf alle Materialien haben und autark bestellen können.

Die Lösung

Wir waren und sind einfach sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit DDH, die ja schon lange vor dem W2P-Shop begann. Ein wichtiges Produkt für uns war damals der Klientenleitfaden, bei dem es darum ging, verschiedene Einzelelemente zusammen zu bringen, die auch in unterschiedlichen Auflagen an die verschiedenen Büros und zu Veranstaltungen versendet werden mussten. Diese Anforderung hat DDH immer sehr gut umgesetzt. Wir hatten einfach das gute Gefühl, dass DDH der richtige Partner ist, v. Rundstedt auch über reine Druckaufträge hinaus zu begleiten. So haben wir den W2P-Shop zusammen aufgesetzt und immer wieder gemäß neuer Anforderungen angepasst.

Das Ergebnis

Seit der Implementierung von Surf2Print haben wir ein Problem weniger! Der Hauptnutzen für uns ist tatsächlich, dass wir alles rund um das Thema Geschäftsausstattung und Marketingartikel in unserem Team gar nicht mehr betreuen müssen, sondern dass alles zentral zur Verfügung steht. Der Shop und DDH sind der direkte Ansprechpartner für die Kollegen vor Ort. Wir müssen uns überhaupt nicht mehr um die gesamte Versandlogistik dahinter kümmern. Und wir müssen nicht mehr diese ganze Lagerhaltung im Blick haben, sondern können jederzeit im System nachschauen, was verfügbar ist oder werden sogar gewarnt, wenn Artikel langsam zur Neige gehen. Und wenn dies der Fall ist, müssen wir nur noch entscheiden, ob noch einmal nachproduzieren werden oder ob das Produkt auslaufen soll. Die Automatisierung der Abläufe und das Outsourcen des gesamten Lagers zu DDH ist also eine große Erleichterung.

Das Highlight

Der größte Aha-Moment ist tatsächlich der Prozess der Visitenkartenbestellungen. Die Kollegen aus den Niederlassungen bestellen autark und unkompliziert im Shop und brauchen dazu keinerlei Kenntnisse von Grafikprogrammen. Alles passiert hier mit wenigen Klicks ohne die aufwendige Pflege von Listen oder die Abstimmung von Daten.

www.rundstedt.de