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Institut für Storymarketing GmbH

400 Kundenpräsente verschicken mit nur einem Knopfdruck  – anstatt mit drei Tagen mühevoller Arbeit!

Statement

Endlich habe ich keine Nachtschichten mehr!

Die Herausforderung

Aufgrund der Corona-Situation mussten wir unsere Live-Seminare auf Webinare umstellen. Damit diese Online-Events trotzdem persönlich werden, haben wir hier eine Art Care-Paket für unsere Kunden zusammengestellt, welches wir den Teilnehmern nach Hause schicken. Diese Aufgabe wurde mir zugeteilt. Beim ersten Mal – hier waren es ca. 40 Teilnehmer – habe ich die Feedback-Fähnchen mühevoll selbst „gebastelt“, die Anschreiben vorbereitet und gedruckt und dann mit den Knabbereien, dem Sekt und den Workshop-Arbeitsunterlagen in die Pakete gepackt und zur Post gebracht. Das war wirklich mühsam, vor allem, weil wir hier gar nicht den Platz für solche Konfektionierungsarbeiten haben. Außerdem hat es gefühlt unendlich gedauert und mich von meiner eigentlichen Arbeit abgehalten. Da war außer Päckchen packen fast nichts weiter möglich, bis spät abends saß ich im Büro… Als dann das nächste Webinar anstand, war mir klar, dass das so nicht weitergehen kann –  vor allem, weil sich dieses Mal über 400 Personen angemeldet hatten. Wir brauchen einen Dienstleister, der uns diese Arbeit abnimmt. Der die Fähnchen und die Anschreiben produzieren kann und dann vor allem auch die Konfektionierung und den Versand übernehmen kann!

Das Ziel

Birgit Hermes und die DDH GmbH kenne ich aus unserem Mentoringprogramm. So lag es nahe, dass ich mich an sie wende. Für mich ist ganz wichtig, dass ich einerseits möglichst wenig Arbeit habe, dass aber andererseits auch die Kosten im Rahmen bleiben. Und dass das Ganze schnell geht, damit auch die letzten Anmelder ihr Paket noch pünktlich in den Händen halten können.

Die Lösung

Wir haben mit DDH einen individuellen Ablauf für dieses Projekt besprochen: Etwa zwei Wochen vor dem Termin gebe ich eine ungefähre Teilnehmerzahl durch, bestelle schon einmal die Knabbereien etc. und lasse alles direkt dorthin liefern. DDH packt eine große Anzahl der Pakete schon einmal vor, damit es am Ende nicht zu hektisch wird, denn mein Wunsch ist es, dass die Teilnehmer die Pakete auch nicht zu früh erhalten, sondern möglichst genau zur Veranstaltung. Eine Woche vor Seminarbeginn schicke ich die endgültige Teilnehmerliste per
E-Mail. DDH druckt die Anschreiben, konfektioniert den Rest und bringt alles auf den Weg.

Das Ergebnis

Ich schreibe also lediglich noch zwei E-Mails und die Sache läuft – ich kann mich voll und ganz auf das Team von DDH verlassen. Und wenn sich dann doch noch ein paar Nachzügler anmelden, brauche ich nur noch eine weitere Mail zu schreiben und fertig! Birgit und ihr Team haben es bisher immer geschafft, dass auch diese Pakete meist am gleichen Tag verschickt werden.

Das Highlight

Ich bin so froh, dass das so gut läuft – Nachtschichten ade! Ich möchte den Service von DDH nicht mehr missen. Und unsere Teilnehmer lieben den Inhalt der Pakete. Dadurch werden die Online-Veranstaltungen viel persönlicher und es entsteht sogar so etwas wie ein Vor-Ort-Sein-Gefühl, dass sich sehr positiv auf die gesamte Stimmung auswirkt!

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Jennifer Voosen

Institut für Storymarketing GmbH
Event- und Officemanagerin